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材料采购流程管理制度

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采购——并不是一份很轻松、简单的工作,手里握着钱的使用方向,外人眼中的“肥差”,采购员很容易被推倒风口浪尖,所以必须遵守管理制定。下面是小编为你整理了材料采购流程管理制度,希望能帮助到您。

  材料采购流程管理制度(1)

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。

一、目的

为保证公司日常办公事务及各现场工作的物资需要,提高采购工作的质量管理,特制定本管理规程。

二、范围

各部门工作所需的生产材料和辅料、小型机械和设备、备品备件、办公设备、办公用品、清洁用品、工服劳保用品、印制表格标牌以及设备维修所需的配件、材料等.

三、职责

1. 热爱本职工作,勤于学习新技术,了解新产品,注意市场信息的积累。

2. 廉洁奉公,不徇私舞弊,不违法乱纪,勤俭节约,讲究职业道德。

3. 负责公司生产所需材料的采购工作。

4. 负责供应商的开发、管理及维护工作。

5. 坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

6. 大项材料必须做招标工作,其他材料询价必须三家供应商以上参与。

7. 积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况,早知道,早处理。

8. 及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。

9. 做到每周一小结,每月一总结,每年一审核。

10. 完成领导交办的其他工作。

四、人员配置及岗位分工

1.人员配置

采购部长一人,采购员二人,内勤一人。

2.分工

计划分为板材材料采购一人,垫片材料采购一人,零星及设备、模具采购一人,内勤一人(基础资料管理、体系、账务处理等)

五、程序

采购部在公司生产经营中担负着不可推卸的重要责任, 采购工作的好坏,直接影响公司产品的质量、交期、成本等 。建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率,降低成本最有效的方法。在整个采购过程中, 采购部需要生产、技术、控制、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作,每个部门之间的联系需要一个标准来规划,来提升工作效率,减少工作失误,为公司的整体发展做出各自的贡献。

(一)请购及其规定

1.请购单要填写完整,具体应包括以下要素:

(1)请购的部门;

(2)请购物品所属项目;

(3)请购的用途;

(4)请购的物品名;

(5)请购的物品数量;

(6)请购的物品规格;

(7)请购物品的样品、图片或详细参数资料(技术标准及使用要求)等;

(8)请购的物品的需求时间(使用时间);

(9)请购如有特殊需要请备注;

(10)请购单填写人;

(11)请购部门主管;

(12)请购单审核人;

(13)仓库保管员;

(14)公司总经理。

2.计划单及其提报规定

(1)计划单应按照要素填写完整、清晰 ,由公司领导审核批准后报采购部;

(2)固定资产申购按照(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报;

(3)日常零星采购按照公司印制的(月份材料使用计划)的格式填写提报;

(4)请购部门在提报计划单时,应要求采购部签字接收人,请购部门备份;

(5)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交,为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;

(6)遇公司生产、生活急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,并在计划单上写上说明。

(7)如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,请购部门必须作出书面说明。

(8)计划单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

3.公司物资计划单的提报部门

(1)公司经营生产的物资由生产安全部提报材料需求计划(每月26日),期间如材料需求有变化,需加报材料使用追加计划。

(2)公司生活及办公的物资、固定资产、设备维修等零星材料,需使用部报月材料使用计划;

(3)公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

(二)请购单的接收及分发规定

1、请购的接收要点

(1)采购部在接收计划单时应检查计划单的填写是否按照规定填写完整、 清晰,检查计划单是否经过公司领导审批;

(2)接收计划单时应遵循无计划不采购,名称规格等不完整清晰不采购, 图片或详细参数资料不全不采购,库存已超储积压的物资不采购的原则;

(3)无仓库保管员核查、签字的请购物资不采购;

(4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2、计划单的分发规定

(1)对于计划单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;

(2)对于紧急请购项目应优先处理;

(3)无法在请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;

(4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

3、采购周期的规定

(1)常规商品采购周期在 7 天时间;

(2)遇到紧急采购,应汇报公司领导采取快速优先采购的策略,紧急采购商品周期在 3 天时间;

(三)询价及其规定

1.询价应认真审阅计划单的品名、规格、数量,了解图纸及其技术要求,遇到问题应及时的与请购部门沟通;

2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;

3.对于紧急请购项目应优先处理;

4.所有采购项目必须向生产厂家或服务商直接询价,原则不能通过中间商询价;

5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;

6.遇到重要的物资、设备或预估单次采购金额大于 10 万的采购情况,询价前应先向公司相关领导汇报,并说明基本情况;

7.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;

8.除固定资产外单次采购金额在 1 万元以下项目可以自行采购;单次采购金额预算金额在 1 万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购,比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与;单次采购金额预算价格在 20 万元以上的项目应由采购部组织招标,公司相关领导参与监督;单次采购金额预算价格在 100 万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标;

9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力,具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力;

10.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

(四)比价、议价

1.对供应商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认;

2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他厂商的价格最低,所报价格的综合条件更加突出;

3.收到供应单位报价后应向公司领导汇报情况,设定目标或理想价格;

4. 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力, 资质进行验证和审查, 如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;

5.参考目标或理想价格与合作单位进行价格及条件的进一步谈判。

(五)合同的签订及其规定。

1.合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立 的合同,受法律保护。

(1)合同正文应包含的要素

(2) 合同名称、编号、签订时间、签订地点; 采购物品、规格、数量、单价、总价及合同总额,清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分;包装要求; 合同总额应含税,含运达公司的总价,特殊情况应注明; 付款方式; 交货日期; 质量保证期; 质量要求及规范; 违约责任和解决纠纷的办法; 双方的公司信息; 其他约定。

(3)合同签订及其规定

1)如涉及到技术问题及公司机密的,注意保密责任;

2)拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;

3)为防止合同数量追加或追加无依据,采购时要求供货方提供报价清单;

4)质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期;

5)详细约定发票的提供时间及要求;

6)针对不同的合同约定不同的付款方式,如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款,调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等 ;

7)与初次合作的单位合作时,应少付预付款或不付预付款;

8)违约责任一定要详细、具体;

9)比价完毕后方可进行合同的签订工作;

10)合同签定应按照统一的格式进行巡签审查;

11)合同巡签审查通过后应由公司领导签字,加盖公司合同章方可生效;

12)签订的所有合同应及时报送财务部门并归档;

(七)付款及合同执行

1.付款规定

(1)所有已签订合同付款时应按照合同规定的付款;

(2)按照进度付款的采购物资必须确保质检合格方可付款;

(3)按照公司规定和合同约定达到付款条件时,该审批单巡签完毕后提交财务部付款;

(4)财务部门在接到付款审批单后应在 3 天内付款,以免影响合同的执行和供货周期,遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。

2.合同执行

(1) 已签订合同由采购部负责采购人员负责跟进,由采购部负责人进行监督,如出现问题,采购部应及时提出建议或补救措施,并及时通知请购部门及公司领导;

(2)已签订的合同在执行期间,应及时掌握材料情况,跟踪并督促其保质保量,按时履约;

(3)合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同,遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同;

(八)验收与入库

1.报验

(1)供应商已经履行完毕的合同,材料进厂时采购部应及时的通知保管员进行验收;

(2)对材料验收标准参照公司技术部门的相关要求执行;

(3)达到质检和报验条件的材料应在第一时间报请质检部门进行质检、验收;

(4)质检部门在接到报验通知后应及时报验,并出具报验结果证明书,对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任;

(5)用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。

2.入库

(1)公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收;

(2)材料在运达公司后采购部应及时通知保管员,由保管员及时安排卸货与搬运;

(3)质检部门未及时验收的材料,仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受;

(4)质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库,并及时出具入库清单;

(5)外协加工件应按照原材料入库;

(6)质检合格后的固定资产按照公司财务规定不入库。

  材料采购流程管理制度(2)

第一条 为了满足公司飞速发展的需要,为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制,财务部在李总的指示下,在项目部、采购部等部门的配合下,特制定此制度。

第二条 对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中的不相容职务应当分离,其中包括:

(一)付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和洽谈价格的业务;

(二)采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同时担任;

(三)货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。

第三条 采购部门的划分

(一)生产原材料采购:由采购部门负责办理。

(二)日常办公用品采购:由行政管理部或其指定的部门或专人负责办理。

(三)对于重要材料的采购,必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。

第四条 采购方式

一般情况,选择下列一种最有利的方式进行采购:

(一)集中计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利,采购前,先通知请购部门依计划提出请购,采购部门集中办理采购。

(二)长期报价采购:凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定供应厂商,议定长期供应价格,批准后通知请购部门依需要提出请购。

(三)未经公司主管领导书面同意,不得私自变更、替换现有原辅材料供应商;如有更适合供应商而需要替换原供应商的,采购部必须提交书面变更供应商陈述材料,获得书面批准后方可变更。

(四)询价、议价结束后,需公司主管领导书面同意方可定价,否则公司不予认可价格(特殊情况下,需电话征得总经理同意);由此引起后果由责任人负全责。

(五)采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责,否则视为无效。

第五条 询价、比价、议价

(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后,以电话或其他联络方式向供应厂商议价。

(二)凡是最低采购量超过请购量的,采购经办人员在议价后,应在请购单中注明,经主管签字确认后上报。

(三)采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价,经分析后进行议价,议价结果书面上报主管领导。

(四)采购部门接到请购部门(项目部、行政管理部)以电话联络的紧急采购情况,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。

第六条请购与采购

(一)使用部门根据本部门实际物资需求情况,填写请购单(即采购单第一联),明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等,交给采购部门审核。请购单应有部门经理签字。

(二)采购部门收到使用部门提交的请购单时,审核后如确有必要购买,由采购经理签字,再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“采购申请单”(即采购单第二联)后,应按照上述总则操作,货比三家,选择出合适的供应商后,并以电话或传真确定交货(到货)日期。

(三) 采购单一式四份,第一联即使用部门提交的请购单,第二联即采购部门使用的采购申请单,第三联交给财务(采购员核销时),第四联交给仓管员(以备验收)。

第七条 验收与入库

(一)采购物资到货后,采购员要及时组织质监部门、仓库管-理-员进行入库前的清点验收,验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符,然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收合格后,验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字,作为验收和检验物资的依据,第一联本部门留存,第二联交给仓管员。

(二)仓管员根据进货检验报告结果(主要是验收单)对合格货品进行入库,入库单必须通过采购员、仓管员签字。不合格品由相关采购员办理退货事宜。入库单一式三份,第一联本部门留存,第二联交给财务,第三联交给采购员。

第八条 付款与核算

(一)预付款采购

1、按合同约定需要预付购货款的,由采购员提供采购申请单、合同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号),办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签字),交公司财务部门办理预付货款业务。

2、货物及发票已到,验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后,采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同),财务部审核后,由总经理签字,财务做账。

(二)现款采购

采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款,采购回来后,采购员持购货发票到仓库办理入库手续,由质监部门、仓库保管员验收,并开出入库单(入库单必须注名:供货方名称,货物的名称,数量、单价、金额、用途签字)。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同),财务部审核后,由总经理签字,然后办理报销手续。

(三)后付款采购

采购员粘贴好报销票据(采购申请单、入库单、购货发票、购货合同),财务部审核后由总经理签字。供应商需要结款时,由财务将款项汇出。

(四)货物已到发票未到,验收合格并与购货合同核对无误后,如供货方要求并经总经理签字批准,可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款,待发票到后再付清余款;发票已到货物未到,不准支付购货款。采购业务完毕后,财务部门要催促采购员及时结清购货结余款,不留“尾巴”。

(五)物资采购必须取得发票方可报销,如无特殊情况,发票应是增值税专用发票。

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